Politique de confidentialité

L’essentiel en bref

Secret professionnel : les professionnels d’Amaï sont tenus à la confidentialité.
Responsabilité : chaque professionnel est responsable de son dossier clinique ; Amaï ASBL est responsable du site et des opérations communes.
Données de santé : elles ne sont ni vendues ni utilisées à des fins publicitaires.
Intelligence artificielle : elle assiste certains travaux, sans diagnostic ni décision clinique automatisée.
Enregistrement : aucun entretien n’est enregistré sans information préalable et accord explicite.

Mise à jour : 24 août 2026

Chez Amaï, le respect de la vie privée fait partie intégrante de la qualité de l’accompagnement. Cette politique explique, dans un langage accessible, quelles données peuvent être traitées, pourquoi, pendant combien de temps, par qui et quels sont vos droits.

● DONNÉES UTILES → ● UTILISATION ENCADRÉE → ● CONSERVATION SÉCURISÉE

1. Qui est responsable de vos données ?

AMAÏ ASBL — site et administration commune

Amaï ASBL est responsable des traitements liés au site, aux formulaires, aux demandes générales, aux réservations effectuées via Wix, à la communication institutionnelle et à certaines opérations administratives ou comptables communes.

Amaï ASBL — BCE 0701.696.416
Rue Haute 20, 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve, Belgique
contact@amai-asbl.be — +32 479 39 42 34

VOTRE PROFESSIONNEL — dossier clinique

Chaque psychologue, kinésithérapeute ou autre professionnel est responsable du dossier constitué dans le cadre de sa propre intervention. Son identité et ses coordonnées figurent dans vos échanges, les documents remis, les rapports ou les factures.

Lorsque plusieurs professionnels interviennent, chacun n’accède qu’aux informations nécessaires à sa mission, à la qualité des soins et à leur continuité, dans le respect du secret professionnel.

CONTACT — vie privée

Pour une question générale, vous pouvez écrire à contact@amai-asbl.be, à l’attention de Laurent Heck. Amaï n’a pas désigné de délégué à la protection des données au sens du RGPD ; ce contact ne constitue donc pas une fonction de DPO.

2. Quelles données pouvons-nous traiter ?

Identification et contact : nom, prénom, date de naissance, adresse, téléphone et adresse électronique.
Administration des soins : numéro de registre national lorsqu’il est nécessaire, mutuelle, statut BIM, médecin traitant, représentant légal ou personne de contact.
Rendez-vous et paiements : prestation, professionnel, dates, présences, factures, remboursements et informations comptables.
Données de santé : motif de consultation, antécédents utiles, observations, notes cliniques, questionnaires, évaluations, hypothèses diagnostiques, objectifs, évolution et rapports.
Communications : courriels, messages, formulaires et documents transmis.
Enregistrements et transcriptions : uniquement après information préalable et accord explicite.
Données techniques : adresse IP, appareil, navigateur, journaux de sécurité et choix relatifs aux cookies.

Nous vous demandons de ne communiquer dans un formulaire public que les informations nécessaires. Les informations cliniques détaillées sont recueillies dans un cadre plus approprié.

3. Pourquoi et sur quelles bases ?

Répondre et organiser un rendez-vous : démarches précontractuelles, exécution du service demandé ou intérêt légitime d’Amaï à organiser son activité.
Dispenser des soins et tenir le dossier : relation de soins, obligations légales et article 9, paragraphe 2, h), du RGPD, sous la responsabilité d’un professionnel soumis au secret.
Facturation, mutualité et comptabilité : exécution du service et obligations légales.
Sécurité, plaintes et défense de droits : obligation légale ou intérêt légitime après mise en balance avec vos droits.
Newsletter et communications facultatives : votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment.
Cookies non essentiels : votre consentement. Les cookies strictement nécessaires reposent sur la nécessité technique du site.

4. Données de santé et secret professionnel

Les données cliniques sont traitées uniquement pour comprendre votre demande, dispenser et coordonner les soins, suivre leur évolution, rédiger les documents utiles et respecter les obligations professionnelles. Elles ne sont pas utilisées à des fins publicitaires.

L’accès au dossier est limité au professionnel responsable et, lorsque cela est nécessaire, aux personnes autorisées ou aux professionnels participant aux soins sur une base légale appropriée.

5. Intelligence artificielle et transcription

Amaï peut utiliser ChatGPT Work comme assistance à la rédaction, à la structuration, à la correction ou à la synthèse. Des outils comme Plaud peuvent aussi être utilisés pour transcrire un entretien enregistré avec accord.

DOCUMENT OU AUDIO AUTORISÉ → ASSISTANCE DE L’IA → RELECTURE PROFESSIONNELLE → VALIDATION HUMAINE

Ce que ces outils ne font jamais

Ils ne remplacent pas le jugement clinique.
Ils ne posent pas seuls de diagnostic et ne choisissent pas un traitement.
Ils ne décident pas de l’accès à un soin, d’un remboursement ou d’une orientation.
Aucune décision produisant un effet juridique ou comparable n’est prise automatiquement à votre sujet.

Chaque contenu utile est relu, vérifié, corrigé et, si nécessaire, complété par le professionnel. Celui-ci reste responsable du document final et de son utilisation.

Minimisation et pseudonymisation

Les informations transmises sont limitées à ce qui est utile. La pseudonymisation est privilégiée, mais elle ne rend pas toujours les données anonymes : une voix, un récit ou une combinaison d’éléments peuvent rester identifiants. Lorsque des données identifiantes sont traitées, l’usage du service doit être couvert par des garanties contractuelles et des réglages adaptés à leur sensibilité.

Les données ne sont pas utilisées par Amaï pour entraîner un modèle d’intelligence artificielle. Les durées techniques de conservation peuvent dépendre du prestataire, du contrat et de la configuration utilisés.

Enregistrements audio

Aucun entretien n’est enregistré à l’insu de la personne. Un accord explicite est demandé avant l’enregistrement. Le refus est sans conséquence sur l’accès aux soins ou leur qualité.

L’enregistrement source est supprimé du service actif après sa transcription, sa vérification et l’intégration des informations utiles, sauf nécessité particulière justifiée. Une transcription validée intégrée au dossier clinique suit ensuite les règles de conservation de ce dossier.

6. Qui peut recevoir les données ?

Dans la limite nécessaire à leur mission, les données peuvent être accessibles au professionnel responsable, aux personnes administratives autorisées, aux professionnels participant aux soins, aux organismes assureurs ou autorités légalement compétents, ainsi qu’au comptable ou au conseil juridique.

Les principaux prestataires techniques peuvent notamment comprendre :

Wix, pour le site, les formulaires, les réservations et certaines fonctions administratives ;
Microsoft 365, pour la messagerie, la collaboration et le stockage documentaire professionnel ;
OpenAI — ChatGPT Work, pour l’assistance sous contrôle humain ;
Plaud, pour l’enregistrement autorisé, la transcription et la synthèse ;
des plateformes de questionnaires psychométriques ;
Google ou d’autres fournisseurs de contenus intégrés, selon vos choix de cookies ;
les prestataires de paiement, de comptabilité ou d’hébergement nécessaires.

Nous ne vendons pas les données des patients et ne les transmettons pas à des tiers pour leur publicité propre.

7. Transferts internationaux

Certains prestataires ou sous-traitants peuvent être établis hors de l’Espace économique européen. Un transfert doit alors reposer sur un mécanisme prévu par le RGPD : décision d’adéquation, cadre UE–États-Unis lorsqu’il est applicable, clauses contractuelles types et, si nécessaire, mesures supplémentaires.

8. Combien de temps conservons-nous les données ?

Dossier clinique : minimum 30 ans et maximum 50 ans après le dernier contact, conformément à la législation belge.
Demande de renseignements sans suite : au maximum 12 mois après le dernier échange utile.
Rendez-vous et correspondances administratives : durée de la relation, puis généralement 5 ans si nécessaire.
Documents comptables et fiscaux : 10 ans ou la durée plus longue imposée par une règle particulière.
Newsletter : jusqu’au retrait du consentement.
Audio : jusqu’à la transcription, la vérification et l’intégration des informations utiles, puis suppression du service actif.
Brouillons assistés numériquement : le temps nécessaire à la vérification et à la finalisation, sous réserve des cycles techniques du prestataire.
Cookies et journaux techniques : selon le gestionnaire de cookies ou les besoins de sécurité.

Une demande d’effacement ne peut pas supprimer des données que le professionnel doit conserver pour respecter la loi, assurer la continuité des soins ou défendre un droit.

9. Comment protégeons-nous les données ?

accès limité aux seules personnes autorisées ;
comptes individuels, authentification et gestion des droits ;
chiffrement lorsque le service le permet ;
sauvegardes, mises à jour et mesures de continuité ;
séparation autant que possible entre données administratives et cliniques ;
réduction ou pseudonymisation avant l’utilisation d’un outil externe lorsque cela est possible ;
procédures de suppression et de gestion des incidents.

10. Vos droits

Dans les conditions prévues par le RGPD, vous pouvez demander l’accès, une copie, la rectification, l’effacement, la limitation, l’opposition, la portabilité ou le retrait de votre consentement. Vous pouvez également demander des informations sur les destinataires et les transferts.

Pour un dossier clinique, adressez-vous de préférence au professionnel qui le tient. Pour le site ou les traitements communs : contact@amai-asbl.be.

Une copie de la carte d’identité n’est pas exigée systématiquement. Nous pouvons demander uniquement les informations raisonnablement nécessaires pour vérifier votre identité. Une réponse est fournie en principe dans le mois.

Vous pouvez introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données belge, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles — autoriteprotectiondonnees.be.

11. Cookies et contenus externes

Le site utilise des cookies nécessaires au fonctionnement et à la sécurité. Avec votre accord, il peut également utiliser des cookies fonctionnels, analytiques ou marketing et afficher certains contenus externes, comme Google Maps ou des avis.

La bannière permet d’accepter, de tout refuser ou de choisir par catégorie. Vous pouvez rouvrir vos préférences et retirer votre consentement. Le refus des cookies non essentiels n’empêche pas de consulter les informations principales du site.

12. Données relatives aux mineurs

Les informations et les modalités de participation sont adaptées à l’âge, à la maturité et à la capacité du jeune à exercer ses droits. Lorsque la loi l’exige, les démarches sont réalisées avec le représentant légal, dans le respect de l’intérêt du mineur, de ses droits et du secret professionnel.

Questions fréquentes — réponses courtes

Puis-je refuser l’enregistrement d’un entretien ?

Oui. Le refus est sans conséquence sur l’accès aux soins ou la qualité de l’accompagnement.

L’intelligence artificielle peut-elle décider à la place du professionnel ?

Non. Elle peut aider à transcrire, organiser ou reformuler. Le professionnel analyse la situation, vérifie chaque contenu et assume la décision clinique ainsi que le document final.

Chaque rapport ou courriel doit-il porter la mention « généré avec l’IA » ?

Non, pas automatiquement. Les outils sont utilisés comme assistance et les documents font l’objet d’un contrôle humain substantiel. Une mention spécifique est ajoutée lorsqu’elle est requise par la loi ou nécessaire pour informer correctement la personne.

Puis-je demander l’effacement de tout mon dossier clinique ?

Vous pouvez exercer votre droit à l’effacement, mais celui-ci n’est pas absolu. La loi impose au professionnel de conserver le dossier pendant au moins 30 ans et au maximum 50 ans après le dernier contact.

Wix conserve-t-il le dossier clinique complet ?

Non. Wix est principalement utilisé pour le site, les formulaires, les inscriptions, les réservations et certaines données administratives. Le dossier clinique est géré séparément sous la responsabilité du professionnel.

Nous contacter

Amaï ASBL
Rue Haute 20
1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve
contact@amai-asbl.be
+32 479 39 42 34

Cette politique peut être adaptée lorsque les services, les prestataires ou le cadre légal évoluent. La date de mise à jour figure en haut de la page.